Copilot for Microsoft 365は業務効率化の救世主になるか?~マーケティング視点で活用を考えてみた~

IIJ サービスプロダクト推進本部 プロモーション部 マーケティング課

大利 真弘(まっちゃん)

ChatGPTにニックネームを相談したところ、『「真弘」を「まっ」と略して、親しみやすさを表現した“まっちゃん”がおすすめ』と提案してくれたため採用しました。
サウナをこよなく愛し、全国の有名施設を休日は開拓しています。整うことが大好きなIIJのマーケティング担当です。

執筆・監修者ページ/掲載記事:6件

こんにちは。マーケティング担当のまっちゃんです。
PowerPoint、Word、Excelなどのアプリを、生成AIの機能がサポートしてくれるCopilot for Microsoft 365(以下、Copilot)が注目されています。
そこで、今回はCopilotをどのように活用できるか、マーケティング担当者視点で考えてみました!特に私が苦手とする業務や負荷の高い業務での活用シーンを5つ厳選しています。
情報システム部門の方々含め、参考になれば幸いです。

目次
  1. Copilot for Microsoft 365で活用してみたい5つのシーン
  2. まっちゃんの見解
  3. Microsoft 365 おすすめアプリ8選
使わないともったいない!
業務に活かせるMicrosoft 365
おすすめアプリ8選
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Copilot for Microsoft 365で活用してみたい5つのシーン

メルマガの文章作成で使えそう!

Wordを使って、メルマガ配信用の文面を作成しています。市場トレンドの調査や文面作成、誤字脱字のチェックなどを行うと、作成完了までに1通あたり3時間ほどかかります。Copilotを利用すると、必要な情報を提供するだけで、たたき台がすぐにできます。また誤字脱字の確認もお願いできるため、これまでの手間を大幅に削減できると期待しています。

質の高いダウンロード資料をスピーディに作成できそう!

メルマガで案内する資料はPowerPointで作成します。作成前に市場動向のリサーチやサービスチームにヒアリングなどを行っているため、情報収集に時間がかかっています。その上、資料作成は苦手のためなかなか作業が進みません。Copilotを利用すると、サービスチームとの会議でメモしたドキュメントファイルをPowerPoint上で指定することでかんたんに資料ができあがります。市場トレンドも伝えることで資料に盛り込んでくれるため、情報収集にかかる時間や作成の手間を大幅に削減できそうです。

社内用の報告資料もかんたんに完成しそう!

内部向けの報告資料作成においても、同様に時間がかかる課題がありました。部門ごとやプロジェクトごとの進捗状況や成果報告などの情報を収集し、整理する作業が大変でした。かつ収集したデータをPowerPointへ転記やグラフ作成は一苦労でした。Copilot利用によって、プロジェクトの進捗状況と各部門のデータを入力し、メッセージと表をいれてと指示するだけでかんたんにスライドができそうです。

データ集計や分析もすぐできそう!

広告キャンペーンの成果や顧客の行動データ、市場動向などのデータ集計及び分析を行いますが、データ数が多く傾向をみつけるまで3日ほどかかります。Copilotを利用することで複雑な計算やデータ処理を行う際も、適切な関数を教えてくれます。また行動データの共通点を教えてと伝えるだけで、すぐに顧客分析が可能です。これまでの分析作業を削減できることを期待しています。

会議の議事録作成で使えそう!

議事録作成は大の苦手です。会議の要点を整理し、わかりやすくまとめることが難しく、関係者へ翌日展開することも多々ありました。Copilotに「会議の要約を書き出してください」と指示するだけで要約が自動的に生成されるので、これからはすぐに関係者へ議事録を展開することができそうです。

まっちゃんの見解

Copilotを利用することで業務が効率化することは間違いありません。ただ生成されたものに内部情報や機密情報などの重要情報が含まれていて、それをメルマガで配信したら大変だと感じました。実際に利用する時は生成されたものが問題ないか、不注意による情報漏えいが起きないように気を付ける必要がありそうです。対策を社内のAI関連サービス担当に聞いてみたところ、意図しないユーザの目に触れないようにデータのアクセス範囲と権限設定を行うことがポイントのようです。

Microsoft 365 おすすめアプリ8選

Microsoft 365 Copilotはとても便利ですが、他にも業務効率化するためのアプリケーションはたくさんあります。「Microsoft365おすすめアプリ8選とユースケース」をまとめた資料を参考に、これからも業務をどんどん効率化していこうと思います。みなさんもぜひ参考にしてください。