#4 Teamsを使い倒す!どこからでも生産性が高いコミュニケーションを可能にするIIJの電話・会議環境

特集

IIJの情シスはどうやって自社デジタルワークプレース(DWP)を実現したのか?

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IIJの一部の部署では、外線も内線も固定電話からTeamsへ移行しました。また、会議室には専用の端末「Teams Rooms」を導入しています。検討のきっかけや、必要な設備やネットワークは?IIJの情シスに聞きました。

目次
  1. 外線・内線通話は、固定電話からTeamsへ
  2. 音声品質はネットワークで決まる!
  3. 会議室と人をつなぐ「Teams Rooms」
情シス269人に聞いた調査レポート「ITシステムの課題」
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登場人物

IIJ 情シス

関 一夫

IIJグループの社内ITインフラを統括。
インフラからアプリケーションまで豊富な知識と経験を備える

IIJ 情シス

豊島 香織

Teams Roomsの企画運用を担当。
端末選定から全拠点への導入プロジェクトを推進

(聞き手) IIJマーケティング担当 向平

外線・内線通話は、固定電話からTeamsへ

今回は、IIJのコミュニケーション基盤についてお聞きします。まずは電話についてです。現状はいわゆる一般的な固定電話と内線システムを使っていますが、一部の部署ではTeamsを利用した外線・内線通話を実現していますね。

そうですね。いくつかの部署で先行導入しています。
固定電話の課題として、例えば新規にオフィスを開設する場合、コストと手間の負担が大きい点があります。
IIJの場合、オフィスネットワークと固定IP電話用のネットワークの2つを準備する必要があったり、専用の機器が必要だったりと手間とコストがかかっていました。
ちょうどSkype for Businessを先行導入していたこともあり、Skype for Businessを利用した電話機能を試してみようということで、PoCを始めました。

それは、コロナがここまで広がる前ですか?

そうです。検討し始めの頃はいわゆる「コロナ前」だったんですが、社員数が増えて本社ビルのフロアが手狭になってきていることもあり、本社ビル以外にもサテライトオフィスなどを開設していく方針が進んでいました。なので、これから増えるであろう新しい拠点開設時のコストを抑えたい、という意図が強かったですね。

そして、Teamsでの外線・内線通話機能の採用に至ったわけですね。

ちょうどその頃、現在利用している固定電話のサポート終了も迫ってきたこともあり、導入を決定しました。
そうこうしている間にコロナが流行し、柔軟な働き方ができる環境が求められるようになって、更に活用を推進する必要が出てきた感じですね。

Teamsで外線・内線通話を利用するにあたり、どんな設備が必要になるのでしょうか?

設備側では「セッションボーダーコントローラ」という一般電話網と相互接続するための機器が必要になります。それを導入しました。

豊島

あとは端末側のヘッドセットですね。

Teamsで外線・内線の通話ができるということは、いわゆる置き型の固定電話は不要で、PCかスマホとヘッドセットがあればよいんですね。

そうですね。実は先ほども言いましたが、PoCはコロナ前でしたので社員から「ヘッドセットで会話するのは面倒くさい」という意見もありました。ヘッドセットでの会話が当たり前となった今では懐かしい感じがしますね(笑)

豊島

そんな意見もあったので、いわゆる電話の受話器の形をしたハンドセットも準備したんですが、結局みなさんヘッドセットを使うのが普通になって、あまり使われなくなりましたね。

音声品質はネットワークで決まる!

Teamsでの電話となると、音声品質が気になるのですが、その点はどうでしたか?

利用当初は一部から「聞き取りにくい」「途切れる」といった声もありましたね。ただ、調査すると拠点間VPNの設定が一部よくない部分が原因であることが分かり、その点を修正することで改善されました。

拠点間ネットワークの問題だったんですね。あとはIIJとTeams間のネットワーク品質も重要になりますよね。

その点は、サービスとしても提供している「IIJクラウドエクスチェンジサービス for Microsoft Azure Peering Service」というダイレクト接続サービスを、IIJ自身でも利用していまして、非常に安定した通信が実現できています。その点はすごく安心していますね。
あとはTeamsそのものの機能や品質もすごく改善していますね。最近は音声についての要望はまったくなくなりました。

Microsoft Azure Peering Serviceの記事もご覧ください。

では、今や大きな課題はなさそうですね。現在は一部の部署での利用となっていますが、今後の展開予定を教えてください。

現在、IIJではより柔軟な働き方を目指して、フリーアドレス化を推進しています。そうなるとTeamsでの外線・内線通話は更に重要になるんですよね。

固定席ではない=固定電話の運用が難しいからですね。

はい、固定電話は従来のオフィスを前提としたファシリティなんですよね。
少し細かい話になりますが、全社展開に当たってはいくつか課題がありました。例えば外線から着信があった場合、電話を取る担当社員の電話を鳴動させる設定にしています。ただし当初想定していた設定だと、休日夜間などの営業時間外も全員の電話が鳴動してしまうことが分かりました。
これは採用する方式を変更することで解決できるんですが、そのために技術検証が必要なポイントがいくつかあり、現在その点を検証しています。

Teamsならではの便利な機能はありますか?

例えば、Teams会議に一般電話の方でも招待できるのが便利ですね。あとは単純に電話、Web会議などのコミュニケーション基盤がTeamsという1つのツールに集約されるのが便利ですよね。例えば、今はヘッドセットでWeb会議することって日常だと思うんですが、そのヘッドセットのままで電話をとれるようになります。細かいことではありますが、すごくスムーズで、わずらわしさが減るんじゃないかなと思います。

会議室と人をつなぐ「Teams Rooms」

コミュニケーションの生産性という観点では、会議室やミーティングスペースにTeams Roomsという専用の端末も導入が進みましたよね。

豊島

そうですね。特にコロナ以前は遠隔地とWeb会議をする時は、専用の設備がある会議室で行うのが一般的でした。IIJでも他の支社や支店と会議するときには、グループ会社が提供するWeb会議のサービスを利用していました。

いわゆる部屋と部屋をつなぐ「会議室同士でのWeb会議」ですよね。昔はWeb会議、TV会議といえばこの形が多かったですよね。
これが徐々に「人と人」をつなぐコミュニケーションツールが必要だろう、という考え方が広がり、IIJではSkype for Businessなどを先行導入してきました。

その後Teamsの全面採用になって、今ではほとんどの会議室にTeams Rooms用の端末が設置されていますね。

豊島

はい。今では本社会議室だけではなく、すべての支社や拠点にも設置しています。
端末はレノボ社の「ThinkSmart Hub for Teams Rooms」を採用しました。クラウド型の専用の管理ツールで、端末の状態が一元管理できるのが便利ですね。

会議に参加している全員がTeamsにつないでWeb会議をするのとの、大きな違いはなんでしょうか?

Teams Roomsは会議室で利用することを前提としたツールです。
例えば「会議参加者の多くが会議室で、少数がリモートから参加する」ケースってありますよね。
そんなとき、どうしても人数が多い会議室側だけで会話が盛り上がって、その会議室の空気が伝わりにくいことってあると思います。これがTeams Roomsを利用することで、「100%その場にいる感覚」とまでは言えないものの、少しでもその感覚に近づけるのではないかと思っています。

豊島

そのため、カメラの位置やスピーカーマイクの場所などを意識して設置しました。カメラとしては、小型ながら最大180度画角のJabra PanaCastを採用しました。会議参加者全員が映るので、リモート参加者に効果的に臨場感を伝えることができますね。

私もつい先日の会議で自分以外は全員出社していた、というケースがありました(笑)。柔軟な働き方を推進しようと思えば、今後もそんなことって頻繁にありますよね。

豊島

はい、今後も必要があれば端末を設置しますので、社員のみなさんには「ここに設置してほしい」という要望があれば教えてほしいですね。
例えば今後2、3名がWeb会議などで利用できるブースタイプのスペースも設置する予定があるので、そういったところでも必要があれば設置したいと思います。

(マンガ制作:ad-manga.com)

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