#8 ミッションはMicrosoft 365の社内浸透。IIJ情シスの取った作戦とは?

特集

IIJの情シスはどうやって自社デジタルワークプレース(DWP)を実現したのか?

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IIJの情シスは全社員に向けてMicrosoft 365を活用したオンラインでのコミュニケーションを推進したものの、初めはなかなか浸透しませんでした。そんな中、情シスが実施した啓蒙活動とは?IIJ情シスに聞きました。

目次
  1. Microsoft 365の社内浸透「冬の時代」に行った活動とは
  2. コロナによる突然のテレワークで一気に、混乱なく浸透
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登場人物

IIJ 情シス

関 一夫

IIJグループの社内ITインフラを統括。
インフラからアプリケーションまで豊富な知識と経験を備える

IIJ 情シス

松本 望鈴

Microsoft 365の普及プロジェクトを担当。ハンズオンの講師として、社内への普及を実現

(聞き手) IIJマーケティング担当 向平

Microsoft 365の社内浸透「冬の時代」に行った活動とは

今回は、どうやってIIJ社員にMicrosoft 365の利用を促進したか、についてお聞きします。
コロナ禍で一気に活用が進んだとは思いますが、以前からオンラインコミュニケーションツールの導入はしていましたよね。

そうですね。以前のインタビューでもお話しましたが、最初はSkype for Businessの導入から始まりました。オンラインでの新しいコミュニケーション方法を促進するためでもあったのですが、なかなか活用が進みませんでした。
今となっては懐かしいですが、全員出社している状況では、オンライン会議の必要性が低かったことが大きいですね。

確かに、コロナ以前はオンライン会議をしていませんでしたね。

そうですね。ただ、IIJの社員数も増えてきて、オフィスの物理的スペースも手狭になってきていました。社員が増えるたびに、リニアに物理スペースを確保するのも大変です。
そこで、オフィスへの出社が前提ではなく、どこでも仕事ができる環境と風土を何とか醸成したい、と考えていました。例えば、ミーティングはまずオンラインで実施することを考えよう、ということで「オンラインファースト」と名付けた啓蒙活動も行いました。あまり浸透しませんでしたが(笑)

松本

あとは、例えばMicrosoft 365の実際の操作方法や活用方法をレクチャーするハンズオンセミナーを実施しました。比較的、小規模なセミナーでしたが、毎回満員になるぐらいの申し込みがありました。

私の部署では、情シスではなく、Microsoft 365に詳しい社員が活用方法を教えてくれました。その社員と私は同じ業務をしているので、実際に活用するイメージが湧きやすかったですね。

やはり情シスだけの力では社内に浸透させるのは難しいと考えて、いろいろな部署の社員に協力をお願いして、インフルエンサー的に活動をしてもらっていたのです。

ハンズオンやインフルエンサーの活動など、浸透するための施策をたくさん打っていたんですね。
他社に話を聞くと、導入を担当したベンダーが操作説明会を行って終了、という企業も多いようです。

ただ、いろいろやってもなかなか浸透しない、冬の時代が長かったですね(笑)
どうしても差し迫った必要性とか、利用せざるを得ない外部環境がないと、こういうツールは浸透するのが難しいのかなと感じました。

松本

ハンズオントレーニングに参加した社員からも「自席でオンライン会議するのは、周りの人のことを考えると難しいなぁ」という声がありました。
物理的には、社員全員にヘッドセットが配布されていない、という課題もありましたね。

コロナによる突然のテレワークで一気に、混乱なく浸透

流れが変わったのが、2020年のオリンピック、パラリンピックに向けたテレワーク推進の動きからですね。徐々に必要性が認知されるようになり、その後のコロナで決定的になりました。
利用社員が急激に増えたときにも大きな混乱なく活用できたのは、それまでの活動によって下地ができていたからだと感じます。

Microsoft 365導入以前から、別のコミュニケーションツールを使っていた部署もあったんですよね。

一部の部署ではMicrosoft 365とは別のチャットツールを導入していました。営業部門でも、比較的多くの社員が使っていた外部チャットツールもありました。今も一部の部署では残っていますが、全社コミュニケーション基盤はMicrosoft 365に統合できたかなと思います。

社内に浸透させる段階は完全に終了ということですね。

そうですね。会議などは、もう当たり前のようにオンラインで実施していますよね。
IIJの場合、数十人、数百人が参加する会議もあって、幹部や会議主催者からのメッセージ配信を行うことがあります。そのようなときもスムーズに利用できるようになってきました。

松本

そういった会議のライブ配信の方法や注意点なども、スムーズに実施できるようにサポートしました。
例えば、四半期ごとに行われる、社長から社員向けのメッセージ配信は注目度も高いし、閲覧者も多いんです。スムーズに配信できるように、事前に主催部門とリハーサルを入念に行って、どうしたらよい音質・画像で配信できるか、試行錯誤しました。

なるほど、おかげでとても快適に視聴できています(笑)
今後の展開や、計画している施策はありますか?

松本

Teamsも機能が増えたり、変わったりしていますので、社員の皆さんが活用できるように、継続的に情報発信をしたいですね。

別の観点ですが、今後はPower Platformなどのローコーディングツールの活用も推進していきたいと思っています。
エンジニアでなくても、事業部門側で業務改善や効率化ができるような環境を提供したい。情シス部門では、それらの使い方やナレッジの共有などを、今後チャレンジしたいと思っています。

(マンガ制作:ad-manga.com)