ワークフローシステムと基幹システムとの「つなぎ」をスムーズにして更なるDX推進を実現

多くの企業で導入されているワークフローシステムは、業務プロセスをスムーズに進めるためのシステムですが、基幹システムとの連携が不可欠であることを忘れてはいけません。承認が完了した情報を会計システムなどに渡す必要がありますが、他システムとの連携が考慮されていなかった場合、手作業でのデータ連携が必要です。

本記事では、2023年6月22日にパナソニックネットソリューションズ株式会社様と共同開催したセミナーの内容をもとに、基幹システムとのシームレスな連携を実現する方法を解説します。

目次

1. パナソニックのワークフローでDX推進！基幹システム連携で更なる業務効率化へ
2. データ連携ツールで実現。ワークフロー運用をもっと簡単にしませんか？
3. ワークフローシステム＋データ連携ツールのユースケース

パナソニックのワークフローでDX推進！基幹システム連携で更なる業務効率化へ

社内システムの連携はできていますか？

テレワークによる各種書類の電子化や、電子帳簿保存法への対応など、近年の状況に応じてワークフローや経費精算システムなどを新たに導入された企業様も多いのではないでしょうか。
しかし導入後、「新システムを導入したけど、社内のシステムがバラバラで連携が大変…」といったお悩みをよく伺います。

ワークフローシステム「MAJOR FLOW Zシリーズ」で解決できます

パナソニックネットソリューションズ株式会社様が提供しているワークフローシステム「MAJOR FLOW Zシリーズ」は、豊富なラインナップで、バラバラに管理している社内システムの統合など様々な用途で利用できます。

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基幹システムとの連携が課題

ワークフローシステムの導入により、業務効率化は図れますが、ワークフローと各種システムを連携する際に課題も生まれます。

セキュリティの関係上、オンプレミスにある基幹システムのデータをインターネット経由でクラウドに出すことが難しいため、データ連携のことを考えやむを得ずオンプレミスのワークフローシステムを採用するケースもあります。

では、このようなシステム間のデータ連携時の課題をどう解決するべきでしょうか。
パナソニックネットソリューションズ株式会社様のワークフローを導入される企業様の約半数で、データ連携ツールを併せて導入しています。
データ連携ツールを活用することで、基幹システムのデータを容易にクラウドのワークフローに連携できるようになります。

データ連携ツールで実現。ワークフロー運用をもっと簡単にしませんか？

データ連携ツール選定時の懸念ポイントと解決方法

データ連携ツールであれば、どのような製品でもシームレスにデータ連携が可能になるのでしょうか。データ連携ツールを導入するにあたり、懸念される点がいくつかあります。

1. オンプレミスとワークフローの接続に開発工数が掛かる
2. オンプレミスのデータはクラウドにあげられない
3. データ連携ツールの構築・運用はしたくない

せっかくワークフローシステムをクラウドで導入するのであれば、併用するデータ連携ツールの管理が大変になるのは避けたいのではないでしょうか。

「IIJクラウドデータプラットフォームサービス」は、「かんたん・セキュア」にデータ連携を実現でき、これらの懸念事項を解消できます。

1.オンプレミスとワークフローの接続に開発工数が掛かる
→オンプレミスとクラウドサービスをシームレスにプライベート接続

基幹システムがあるプライベート環境からクラウドサービスへは直接ネットワーク接続できないため、ファイアウォールの設定変更や、個別に中継サーバを構築する必要があります。中継サーバは基幹システムごとに構築することも多く、連携したいシステムが増えると、都度構築が必要になります。

「IIJクラウドデータプラットフォームサービス」はIIJのネットワーク接続サービスを活用してオンプレミスとプライベート接続ができるため、クラウドサービスでありながらオンプレミスの延長線上のような環境で利用できます。

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2.オンプレミスのデータはクラウドにあげられない
→機微データは匿名加工で安全にデータを連携

業務システムの一部データは、セキュリティポリシーでそのままクラウドに出せないということがあります。
ワークフローにも社員情報の連携が必要ですが、連携元の社員マスタにマイナンバーや住所などの個人情報が含まれている場合は注意が必要です。
オンプレミスの社員マスタをそのまま活用できると良いのですが、セキュリティポリシーなどで機微データをクラウドに上げられないという企業様も多く、オンプレミスにワークフローシステムを構築する企業様もいらっしゃいます。しかし、運用負荷軽減のため、クラウドのワークフローシステムを利用したいと考える方も多いのではないでしょうか。

データ連携ツールの多くでは、手作業でデータの加工や別途ツールの導入が必要ですが、「IIJクラウドデータプラットフォームサービス」では標準でデータ連携処理時に匿名加工を組み込む機能を提供しています。

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3.データ連携ツールの構築・運用はしたくない
→マネージドサービスで構築・運用が不要

通常、データ連携ツールの構築を行うとなると、サーバ環境をオンプレミスやIaaS上に構築し、データ連携のソフトウェアを購入してインストールするという手順が発生します。
そのほかにも、ネットワークの構築や監視設定などの作業が生じます。また、導入後にソフトウェアのバージョンやOSのパッチ適用など、運用・保守対応も必要です。

「IIJクラウドデータプラットフォームサービス」はマネージドでご提供するiPaaSのため、サーバの用意や構築、連携ソフトのインストール、連携ネットワークの用意までIIJが実施します。
クラウドサービスのため、サーバインフラのEOLも気にする必要がなく、長期利用でも安心してご利用いただけます。

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ワークフローシステム＋データ連携ツールのユースケース

最後に、ワークフローシステムとIIJクラウドデータプラットフォームサービスを組み合わせたユースケースをご紹介します。経費精算をして経理が処理するまでの流れを例として取り上げます。

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ワークフローシステムとデータ連携ツールのどちらも導入していない場合、申請内容を確認して、会計システムへの仕訳データの投入やFBデータの送金処理は手作業です。そのため、時間も掛かり、ミスも起きかねません。

ワークフローシステムとIIJクラウドデータプラットフォームサービスを併用すると、科目登録されたデータを自動取得し、会計システムの形式にデータを変換して仕訳登録、FBデータの送金まで自動化できます。
経理部門の負荷を軽減でき、手作業が発生しないのでより正確に、スピーディーに対応できます。

今回は経費申請のユースケースでご説明しましたが、様々な部門、システムでワークフローの活用を検討されるかと思います。
データ連携ツールを組み合わせることでより業務を効率化できます。こんなことできるかな？といったご相談でも、お気軽にお問い合わせください。

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