Excel業務をデータ連携ツールで1/2に!担当者に聞く改善実例

IIJ サービスプロダクト推進本部 プロモーション部 マーケティング課

大利 真弘(まっちゃん)

ChatGPTにニックネームを相談したところ、『「真弘」を「まっ」と略して、親しみやすさを表現した“まっちゃん”がおすすめ』と提案してくれたため採用しました。
サウナをこよなく愛し、全国の有名施設を休日は開拓しています。整うことが大好きなIIJのマーケティング担当です。

執筆・監修者ページ/掲載記事:4件

IIJのマーケティング部門では、Excelを用いた業務に手間がかかっており、長年の課題となっていました。この課題をデータ連携ツールで解決したとの噂を聞きつけ、同じ部門のまっちゃんが担当者を突撃訪問しました!

<今回話を聞いた人>
サービスプロダクト推進本部 プロモーション部 イベントマネジメント課 HIRO
塩とお酒をこよなく愛するウェビナー担当

めんどくさいExcel業務を“ラク”にする
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まっちゃん

Excel業務が手間と聞きましたが、どんな業務をしているんでしょうか?

HIRO

私のチームでは、ウェビナーの運営を行っていまして、外部メディアでウェビナーの案内をしています。外部メディアにて、お申し込みいただいたお客様情報をメディア担当からもらいます。そして、そのお客様情報を社内のマーケティング管理ツールに登録しています。

まっちゃん

どんな対応が手間でしたか?

HIRO

お客様情報はExcelのリストでもらうんですが、メディアごとに列の順番や氏名の分割方法など、フォーマットがバラバラなんです。
マーケティング管理ツールに登録する時には、列順、形式など指定のフォーマットに合わせる必要があります。Excelを加工して指定のフォーマットに合わせるのが本当に手間でした…。

まっちゃん

メディア1件あたり、どれくらいの時間がかかっていましたか?

HIRO

Excelに慣れていないメンバーだと、最初のうちは丸1日かかっていましたね…。
慣れた後でも、約3時間はかかる作業でした。
更に、メディアごとにフォーマットが千差万別のため、加工する関数などの作業を一本化できない点も課題でした。6人で分担しているので、各メンバーに覚えてもらうのも一苦労でした…。

(クリックして拡大)

まっちゃん

それは大変ですね…。この課題をどう解決したんでしょうか?

HIRO

IIJクラウドデータプラットフォームサービス(以下、本サービス)」を使って解決しました。
困っていたところ、社内で本サービスを使ってExcel業務を自動化できるという噂を聞き、サービス担当に話を聞きました。データ連携ツールだと思っていたので、Excelのデータ加工ができるとは驚きでしたね!

サービス担当との話の中で、課題となっていた業務を自動化できそうなことが分かりました。まずはお客様情報のリストのパターンと、Excelの加工作業をすべて洗い出しました。
複雑だと思っていましたが、整理してみると意外とパターン化できることが分かり、Excelの加工作業を本サービスの処理に落とし込んで設定をしてもらいました。

まっちゃん

具体的にはどんな作業を自動化したんですか?

HIRO

例えば、姓名が「田中」「太郎」のように列が分かれていた場合、セルを結合して「田中 太郎」とまとめるように自動化できました。また、変換のマッピングを作っておけば、「部長クラス」と入っていたら「部長、マネージャー」に変換するような指定もできました!

まっちゃん

Excelの関数で行えることはだいたいできるって感じなんですね!

HIRO

はい。更に、例えば自社の人を除外したい場合は、自社名をNGワードに指定することで、自動で除外できるようになりました。今までは検索したり目視で確認したりしていたので、かなり楽になりましたね。
これでExcel加工業務からマーケティング管理ツールへのデータ連携までを自動化することができました。

(クリックして拡大)

まっちゃん

本サービスを使ってみて、どのくらい業務が改善しましたか?

HIRO

対応時間が以前に比べて1/2以下に減りました!加えて、作業がテンプレート化できるため、加工ミスによるエラー対応がなくなった点もよかったです。また、対応メンバーのトレーニングにかかる時間も大幅に削減できました。Excelの関数を覚える必要がないため、スキルに自信のないメンバーでも取り組みやすくなりました。

まっちゃん

それはかなり業務が楽になりましたね!
業務時間が短縮できるというだけでなく、業務のレクチャー効率化、ミスの防止、属人化の解消にもなるというのは意外な発見でした!
同じようなお悩みがある方は、ぜひIIJに一度ご相談いただきたいですね。