#5 カスタマーアンケート配信の煩雑な準備作業が不要に!Excelの生データを簡単に“使える”データに変える方法

特集

開発者が実践&解説!かんたんデータ連携(EAI)の活用術

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かんたん・セキュアにデータ連携(EAI)を実現できる「IIJクラウドデータプラットフォームサービス」は、使い方が無限大。本企画では、具体的にどんな活用方法があるのか、開発者に実践を交えて解説してもらいます。今回のテーマは「アンケート配信業務の改善」です。

目次
  1. 生データからメール送付リストを作るのが一苦労
  2. ノーコードでデータ加工を自動化
  3. 基本操作はGUI画面で条件を選ぶだけ
  4. 準備作業を効率化し、より生産的な業務シフトが加速
あらゆるデータを“かんたん連携(EAI)”
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登場人物

IIJ
クラウド本部
プラットフォームサービス部長

鈴木 透

IIJ
クラウド本部
プラットフォームサービス部 プラットフォームサービス課

佐藤 陽平

生データからメール送付リストを作るのが一苦労

これまでIIJクラウドデータプラットフォームサービス」の機能や使い方を教えてもらいましたが、実際にはどんな部門のどんな業務に役立つのでしょう。やはり情報システム部門ですか?

鈴木

もちろん、情報システム部門にとってメリットは大きいですが、業務部門で使いこなせる機能もたくさんあります。実はマーケティング部門の業務課題の解決にも役立っていますよ。

マーケティング部門って、一般的には市場調査や分析、商品の広告宣伝活動やプロモーションを行うところですよね。どのように使っているのですか。

鈴木

例えば、自社サービスをご利用中のお客様向けにカスタマーアンケートをメールで送る場合、契約情報やお客様担当者情報などの一覧は情報システム部門などから提供してもらえますが、今後別の施策でも流用することを考慮して、Excelの生データで受け取ることが多いと思います。そうすると、大きなものだとリストは何万行になることもあります。
この生データをマーケティング部門がメール送信用に加工するのですが、これが手間のかかる作業なんです。データの規模にもよりますが、慣れている人でも、最低1時間。慣れていないと、その何倍も時間がかかります。

佐藤

すべてのデータがすぐに使える状態で保存されているとは限らないからですね。メールの送付対象からは除外したい特定のお客様がいたり、同じ担当者の情報が重複登録されていたりすることもあります。これらを削除・整理して“使える”データに整えるのは、非常に手間のかかる作業です。

ノーコードでデータ加工を自動化

そうした手間がなくなれば、いろいろな施策をもっとスピーディに展開できますね。

鈴木

IIJクラウドデータプラットフォームサービス」の機能を使えば、Excelのデータ加工も自動化できますよ。

でも、現場ではプログラムを書いたりすることはできませんよ。ハードルが高いと、結局使われなくなってしまいそうですが。

鈴木

操作はとても簡単です。プログラミングの知識は必要ありません。
様々な条件で加工処理が可能ですが、今回はよく使われる「配信NGリスト除外処理」「重複排除処理」「URLパラメータ付与処理」の3つの処理に焦点を当てて操作を紹介しますね。
全体の処理フローイメージは図1の通りです。一見複雑に見えますが、3つの処理を組み合わせているだけです。今回の例では、不要なメールアドレスを除外し、重複しているメールアドレスを1つにまとめ、更にユーザごとに異なるパラメータ文字列をつけたユニークURLを付与するという加工処理の条件を設定してみます。

図1

(クリックすると拡大します)

基本操作はGUI画面で条件を選ぶだけ

業務部門でExcelのデータを加工して、すぐに使える状態にできるわけですね。早速、使い方を教えてください。

佐藤

まず、処理前のExcelファイルを確認してみましょう。重複する「担当者情報(メールアドレス)」があったり、複数種類のドメインが混在したりしている状態です。

図2

ここでは、「@example.jp」ドメインのメールアドレスは競合なので配信対象から除外したい、とします。その場合、図3のように対象のドメインで配信NGリスト用の別のExcelファイルを作成します。

図3

次に「IIJクラウドデータプラットフォームサービス」のGUIから、あらかじめ用意した配信NGリストを読み込みます。そしてRecordFilterコンポーネントを配置して、「担当者情報(メールアドレス)」の項目に対して配信NGリストのキーワードを除外する条件を指定します。

図4

(クリックすると拡大します)

これで、配信NGリストに選択したメールアドレスが除外されます。

鈴木

重複排除は、図5のようにRecordSQLコンポーネントなどを配置して、重複するメールアドレスを先頭の1行のみ抽出する処理を行います。

図5

(クリックすると拡大します)

URLパラメータ付与処理は、図6のようにRandコンポーネントを使ってランダムな文字列を付与することができます。もちろんあらかじめ用意した文字列を付与することも可能です。

図6

(クリックすると拡大します)

ここまでで一通りの設定は完了です。アウトプットのExcelファイルを見てみましょう。配信NGリストのドメインに該当する項目が削除され、重複アドレスもなくなりました。それぞれにユニークな文字列も付与されていますね。

図7

準備作業を効率化し、より生産的な業務シフトが加速

本当に簡単ですね。Excelファイルでの加工は、データ量が多くなると、処理が重たくなったり固まったりすることがありますが、これならストレスを感じないで楽に作業できそうです。

佐藤

自動化によって、作業が人に依存しなくなるので、作業品質(確実性)が担保できるという面もあります。また、設定した条件に沿って加工や編集などの繰り返し作業を自動化できるので、負荷は大きく下がると思います。

ほかにもいろんな条件で加工できるんですか?

鈴木

もちろん、除外するキーワードを変えれば別の条件も可能ですね。例えば、サービスの利用中/解約済のフラグがあれば、非アクティブなユーザ情報を除外するといったこともできます。
お客様情報を登録する時に氏名やメールアドレスの先頭に空白が入って、「^」といった記号が付いていることもあります。この「^」を除外して情報を整形することも可能です。担当者氏名の項目に間違って「○○部」や「○○チーム」で登録されてしまっている情報なども除外できます。
またURLパラメータ付与処理を使えば、繰り返し作業を自動化できるので、新たにアンケートやキャンペーンを行う時もユニークURLを簡単に付与できます。

これまではそうした作業も、人が一つひとつチェックして修正していたわけですね。これならデータ加工に何時間もかけずに済みそうです。

佐藤

データの確認や加工に取られていた時間を、施策の企画や設計といった、より生産的な作業に充てられるようになります。お客様視点でより良い施策を考え、やりたいことをスピーディに展開できるでしょう。効率化以上に大きなメリットを実感できると思いますよ。